一、沟通前的准备

1、明确沟通目的

- 在进行任何沟通之前，要清楚自己想要达成的目标，如果是商务谈判，是想要达成合作意向、争取更有利的条款还是其他目标，明确目的可以让沟通更有针对性，避免内容分散和无意义的闲聊。

2、了解沟通对象

- 对沟通对象的基本情况有所了解，包括对方的身份、背景、性格、价值观等，如果是与同事沟通工作，要知道对方的工作职责、专业领域和近期的工作状态，这样可以根据对方的特点调整沟通方式，比如对于一个注重细节的同事，在沟通项目时就要提供详细的数据和步骤。

3、收集相关信息

- 根据沟通目的和对象，收集必要的信息，比如在向领导汇报工作进展时，要准备好工作成果的数据、遇到的问题及可能的解决方案等信息，以便能够清晰、准确地传达内容。

二、沟通中的技巧

1、积极倾听

- 给予对方充分的关注，停下手中的其他事务，用眼神交流来表示自己在认真倾听，通过点头、适当的回应（如“嗯”“然后呢”等）来鼓励对方继续说下去。

- 理解对方的情感和观点，不要急于反驳，当客户抱怨产品的问题时，要先站在客户的角度表示理解他们的不满，然后再询问具体的情况，而不是马上解释这是客户自己的问题。

- 重复关键内容，以确认自己理解正确，可以这样说：“您刚刚说的是因为产品的这个功能不符合您的预期，所以您有些失望，对吗？”

2、清晰表达自己的观点

- 组织好语言，逻辑清晰地阐述自己的想法，可以使用“其次、之类的连接词，比如在介绍一个活动方案时，可以说：“我们确定活动的主题为环保；围绕主题我们设计了三个主要环节，分别是知识讲座、垃圾分类实践和环保创意展示；我们对活动的时间和地点进行了安排……”

- 简洁明了，避免使用过于复杂的词汇和句子结构，如果不是在学术交流等专业性很强的场合，尽量用通俗易懂的语言，不要用太多专业术语向普通消费者介绍产品，而是用简单的比喻或例子来解释产品的功能和特点。

- 适当控制语速，确保对方能够跟上自己的节奏，特别是在表达重要内容时，可以适当放慢语速。

3、注意非语言沟通

- 保持良好的肢体语言，站立或坐正，身体微微前倾，展现出开放和友好的姿态，双臂不要交叉在胸前，因为这可能会给人一种防御的感觉。

- 面部表情要与所说内容匹配，如果在表达开心的事情，要有微笑；如果话题比较严肃，表情也要相应地庄重起来。

- 注意语音语调，说话声音要洪亮、清晰，根据语境调整语调，比如在询问问题时可以用升调，而在陈述重要的事实时用降调。

4、提问与反馈

- 适时提出问题，以确保自己理解正确并且引导对话的深入，在团队会议中听到同事提出一个新的营销方案，可以问：“这个方案主要是针对哪些目标客户群体呢？”

- 及时给予对方反馈，无论是肯定还是否定的意见都要以一种建设性的方式表达，肯定时可以说：“您的这个观点很新颖，特别是关于如何吸引年轻人的部分，我觉得很有价值。”否定时可以说：“我理解您的想法，不过从我们公司目前的资源和市场情况来看，可能实施起来会有些困难，我们是否可以先考虑另一种替代方案？”

三、沟通后的跟进

1、总结沟通内容

- 在沟通结束后，简单回顾一下双方讨论的重点内容，确保自己没有遗忘重要的信息，可以将要点记录下来，方便后续参考。

2、跟进行动事项

- 如果沟通中确定了需要完成的任务或下一步的行动，要及时跟进，可以通过发送邮件、消息或者打电话等方式提醒相关人员，保证事情按照计划进行，在与客户沟通后，确定了为客户提供样品的时间和具体要求，要在临近时间时再次确认样品的准备情况。